Hvordan holde et digital møte?

Som Norges største og første heldigitale konsulenthus er vi spesialister på hvordan en gjennomfører gode digitale møter og hvordan en skal holde et digitalt møte på best mulig måte. Siden 2014 har selskapet jobbet som en heldigital virksomhet og skyen er vårt eget interne kontorlokale.

Vi gir deg 6 konkrete tips til hvordan holde et digitalt møte.

1. Planlegg og forbered deg

Som alle andre møter må du planlegge, og strukturere opp agendaen.

Forberedelser før et videomøte er viktig. Digitale møter vil ofte kreve mer enn et fysisk møte. Du må også forberede deg på potensielle tekniske feil, og se til at PC er ryddet for krevende systemer. Sjekk også at du er oppdatert når det kommer til installerte oppdateringer på din PC.

Pass på og se til at alle møtedeltakere får informasjon om hvordan man kommer seg inn og hva de skal gjøre ved eventuelle tekniske utfordringer. Ikke la alle vente fordi om en person får tekniske utfordringer underveis.

2. Beregn ekstra tid og test før du starter

Du trenger mer tid enn ved et fysisk møte for å teste det tekniske. Sjekk hvordan lyden høres ut før du setter i gang.
Sjekk ut lyssettingen og ikke sitt med ryggen til et vindu. Ha stabilt og raskt nett.

3. Definer spilleregler på forhånd (kultur, atferd og sosiale normer)

Alltid start med å fortelle om agenda, tidsbruk, hvorvidt det vil komme referat i bakkant.
Fortsett med å gi praktisk informasjon om gjensidig respekt, eventuelle avbrytelser, håndsopprekningsfunksjonen og om mobilbruk i møter.

Les også: What NOT to do i digitale møter

4. Vær tydelig og direkte

Gjerne inviter til kommentarer og henvend deg direkte til deltakerne med navn. Se til at du følger med på chat-funksjonen i tilfelle spørsmål kommer der. Gjerne deleger en person som hjelper deg å følge med på chatten.
Unngå å snakke i munnen på hverandre ved å invitere til bruk av håndsopprekningsfunksjonen.

5. Sikre engasjement og involvering

Engasjement kommer veldig ofte utfra hva du gjør det til. Er du kjedelig å høre på så mister du deltakerne dine. Det er vanskeligere å mestre gode digitale møter enn fysiske møter ettersom deltakerne kan gjemme seg litt mer unna enn om dere var i et fysisk møte. Still åpne spørsmål, og bruk hender og ansiktsuttrykk. Som i tidligere punkt, henvend deg direkte til noen av deltakerne ved å benytte navn. Ta en runde rundt bordet til slutt slik at du ser til at alle har fått sagt det de ville.

6. Korte møter

Digitale møter krever større grad av aktiv tilstedeværelse. Sikre at deltakerne ikke blir fristet til å multitaske, og hold møtet kort og til tiden. Et digital møte krever ofte mer av deg selv som leder fordi du er under lupen 100% av tiden, og alle øyner er virkelig på deg. Hold det kort og konsist, så vil heller folk glede seg til neste gang.

Hvis du alltid avslutter møter med en positiv vibe, så er det den følelsen alle sitter igjen med!